工作重点如何把握?高效管理与职场成功!

工作重点如何把握?高效管理与职场成功!

高效工作有方法

执行力就是说服力。在有限的时间中,高质量地完成更多的工作,显然更容易得到领导的青睐。工作缺乏效率,即使终日忙忙碌碌,也难以做出成绩。高效保质地完成工作是每一个职场人必须掌握的技能。

抓住工作的重点

职场中,很多人都会面临这样的情况,领导的诉求很多,对工作提出的要求多而复杂,并时有临时分配的工作出现。工作的过程中,又经常一项工作牵出另一项工作,工作越忙越多,工作时间越来越长。自觉已经很努力地在快速完成每一项工作了,实际上却效率低下,做不出什么明显的成绩。于是,每天风风火火、加班加点,一天到头似乎做了很多事情,又似乎都没有忙到点子上。

反观那些职场精英们,面对领导的诉求从来镇定自若,工作完成得又快又好,每天并没有那么忙。他们究竟是怎么做到的呢?

在繁多诉求面前手足无措,在众多工作之间身心俱疲,整日忙碌却不见成绩,努力很多却收效甚微……这一切都是源于你没有学会抓住工作的重点。

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面对复杂烦琐的工作,需要进行一个有效的梳理。发现哪些是重要的,哪些是不重要的。

分清轻重缓解的关键在于学会换位思考,明白领导真正希望你做什么,希望你的工作达到怎样的成果。但许多职场人可能依旧困惑,因为领导的要求往往是繁多的,变动的,不断有新的工作要求、工作内容出现。被动接受领导的工作安排与要求,造成的结果往往是自己的工作内容不断变动,工作规划不断被打破。这是源于你过分关注领导对工作的具体要求,而没有看到这些要求背后的联系与潜在逻辑,仅从局部考虑问题,自然难以把握问题的关键所在。如果不能透过现象看本质,发现领导真正需要你做什么,不妨关注一下工作的核心指标。核心指标一般点明了重点工作,并且不会存在大幅度的调整,既具体又明确,可以帮助你快速而准确地发现领导真正需要什么。

职场之中,时间是有限的,更是宝贵的。将有限的时间集中于重要的工作,是提高工作效能的有效方式。基于此,美国著名的管理大师史蒂芬·柯维创造了四象限法则,通过时间管理实现高效工作。

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史蒂芬·柯维按照“重要程度”与“紧急程度”两大维度,将工作划分为“重要且紧急”“重要但不紧急”“不重要但紧急”“不重要不紧急”四大象限,并相对应地提出了“马上做”“计划做”“授权做”“减少做”四种工作策略。以期通过厘清工作的轻重缓急,实现有规划、有目的地工作,进而提升工作效率。

对于“重要且紧急”的工作,如危机公关、重要会议、重大项目谈判等,无法回避也不能拖延,必须优先解决,否则将会产生非常严重的后果。职场生活中的绝大多数危机,来自“重要且紧急”的工作。对于这类工作,应当运用准确的判断能力,以及果敢的应急处理能力,马上着手去完成。

对于“重要但不紧急”的工作,如参加培训、提出问题、处理建议等,看似不紧急,却不能置之不理。这类工作十分重要,又有充足的时间去准备、去做好,投资回报率最大,因而应当投入主要的精力与时间。同时,这类工作如果不能处理得当,极易演变为“重要且紧急”的工作,因而要及时制订计划,分解任务,实现未雨绸缪,防患于未然。

对于“不重要但紧急”的工作,如电话、突然的访客等,往往因其紧迫性而体现出很强的欺骗性,制造出其很重要的假象,耗费大量的时间。这类事情往往是工作忙碌而低效的源头,应尽量放权交给别人去做。

对于“不重要不紧急”的工作,如发呆、闲聊等,意义很小,又很难缠。这类事情固然可以用于调整自己的身心状态,但可做可不做,又浪费时间,应尽量减少处理这类事务的频率。

四象限法则,可以帮助我们对纷繁复杂的工作进行排序,厘清哪些必须完成,哪些尽量不做,哪些应当率先完成,哪些可以授权他人去完成。职场中,每人每天都会面对很多不同的事情,学会聚焦把控重点,便可以随时紧盯主要任务,不至于迷失在工作的海洋中。当然,对于某项单独的工作,也应当学会抓重点。要明确工作的实现目标、截止日期、易出现错误等重点,制订计划把握关键时间节点,就可以对复杂工作建立简明清晰的认识,更高效地做好工作。有了对工作重点的把握,更可以在工作执行出现模糊或偏差时,随时复盘,及时调整方向,不至于由一项工作牵连出多项工作,出现越忙越乱的困境。

以计划为指南

美国行为科学家艾得·布利斯,通过行为实验证明:用较多的时间为一次工作做事前计划,完成这项工作所用的总时间就会减少。这一理论被命名为“布利斯定理”。相似地,管理大师史蒂芬·柯维提出:任何事物都需要两次创造,第一次是在脑海里酝酿,第二次才是进行实质创造。大师们用理论或实践,不约而同地揭示了这样一个道理:计划是重要的,计划是工作的说明书,是行动的指南。

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计划不是工作的罗列,不是将你所能想到的工作流水账似的全部记录出来。计划是围绕目标产生,一切以结果为导向的。每一个组织都存在自己的核心目标,在核心目标的基础上,组织会根据业务设计和组织架构,将核心目标分发给每一个成员。因此,每一个职场人在计划制订之前,都应当明确自己的工作目标,以及整个组织的工作目标,才能找准位置做正确的事情。无论面对任何工作,都应当率先找到决定结果的关键因素,提出核心解决策略。核心解决策略应当是一个基于结果的合理化假设,即采取B措施以实现A结果。在开始细化计划之前,不妨多花些精力分析核心解决策略的合理性及可行性,否则基于错误的核心,再严谨细致的计划,也会偏离工作目标,或者根本无法落地。

在确定核心解决策略之后,就要对计划进行拆解,将一个相对宏观的策略拆解为一个个可量化、可评估的小任务,再一步步实现它们。这样做具有以下好处:一方面,能够保证整个计划既是以结果为导向的,又具有很强的可操作性;另一方面,能够对工作内容进行预演,并对每一步的结果进行及时评估,防止执行中出现的小偏差,因未及时纠正演变为大错误。

在对计划进行拆解时,应当注意思维缜密、逻辑严谨,防止拆解出的小任务存在彼此重叠,或有所遗漏的现象。其中,麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托总结出的MECE法则,是一种常用的思维工具。MECE法则选取“Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”各词首字母缩写,意为“相互独立,完全穷尽”。即对于一个重大议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够借此有效把握问题核心,并解决问题的方法。MECE法则包含两大关键点:一是各部分之间彼此独立,互不干涉;二是所有部分完全穷尽,所有部分的合集即为整个议题。可以说,凡是好的分类,都符合MECE法则,工作计划的拆解也不例外。

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根据MECE法则,计划制订的第一步,在于明确想要达到的目的,以为计划的制订设置边界,使“完全穷尽”成为可能。第二步,在于确定核心解决策略,找到合适的切入点。第三步,在于按照某一维度进行细分,直到根据现有信息无法向下分解为止。通常,会按照时间的维度,按照计划执行的先后顺序,进行细分。当然,也可以按照计划中各部分的重要程度进行细分。关键在于将大目标拆解为小目标,将较为宏观的策略转变为一个个可执行、可测量的操作路径。最后,对已拆解的计划进行复核,检查是否具有明显的遗漏或重复,并在计划中加入弹性时间,防止有紧急事件突然插入,为计划执行留有余地。

应当注意,计划虽然承担“指南”的作用,但计划的制订与执行并非两个完全分离的阶段。在计划的执行过程当中,受到外部环境变化及其他因素的影响,往往会出现实际工作与所制订计划相偏离的情况。应当利用表格跟踪法等方法,对执行的进度进行及时把握,及时发现“偏离”情况。当这种偏离或违背核心解决策略的问题出现后,应当及时予以纠正,防止工作走上错误的轨道。但这种偏离也可能是组织目标调整、突发情况出现、工作效率高于预期等原因导致的,此时则应及时对计划本身进行调整。总之,要具体问题具体分析,灵活地应对。

一次只做一件事

以色列企业管理大师艾利·高德拉特曾经提到过这样一个观点:传统生产企业中,造成工人工作效率低下的原因,不是懒惰懈怠,而是“不良多工”。

何谓“不良多工”?很多情况下,一个人手中会同时存在多项工作。当你停下手头的工作,转而去完成另一项工作,一段时间后又回来进行前面停下的工作,这种情况就叫作“不良多工”。简单来讲,就是“多任务工作”。

“不良多工”的现象,在现实职场中其实并不罕见。举一个简单的例子,你原本计划今天上午完成一份报告,在上网浏览资料时,一不留神就刷起了新闻。好不容易将注意力回到报告上,右下角的微信头像又闪动起来,提示你有新的信息亟待查收。突然的电话打断你好不容易开始的思路,同事的窃窃私语也让你心烦意乱。更不巧的是,领导也突然找到你,要派发一项紧急任务。

于是,上午完成一份报告的计划就彻底泡汤了。当然,并不是每一个上午都会出现这么多干扰因素。但随手查看几个信息,回应领导或同事的询问,却是再正常不过的事情。这些“小事”看似不会占用太多的时间,却在谋杀你的工作效率。密歇根大学研究调查显示,这些“小事”对工作效率的降低拥有惊人的影响,甚至可以使降幅达到20%至40%。“不良多工”使你看似是在充分利用时间,协调处理多项事务,实际上却造成了你的效率下降,有效产出大幅降低。所以在“不良多工”的条件下,你会觉得自己越努力,效率反而越低下。

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为什么在有限时间内塞入更多工作,反而会导致效率下降呢?

一方面,“不良多工”现象的出现,会导致认知负担的加重,大脑状态变差,让人更容易犯错误。明尼苏达大学商学院教授索菲·勒罗伊研究表明,当一个人从未完成的任务A切换到任务B时,大脑中仍存在部分任务A的“注意力残留”,占用对任务B的认知资源,导致对任务B的投入程度降低。而AB两种任务同时占用大脑认知资源,更会导致大脑产生“多目标焦虑”,工作状态更差。这样一来,不仅使效率大幅降低,更使工作失误率成倍增长。

另一方面,“不良多工”现象的出现,会干扰正常的工作记忆。人的工作记忆空间其实十分狭小,并不能存放太多信息。这就导致当重新开始之前中断的工作时,往往会丢失之前的思路。需要花费大量的时间与精力,重新梳理工作思路,找回工作状态,再着手执行。

因此,提升工作效率的一大良方,就是告别“不良多工”,学会“一次只做一件事”,以专注而投入的状态对待工作。在一项工作开始之前,做好各项准备工作,排除杂念,全身心地投入其中。为工作设定阶段性目标,从微小的反馈中获得激励,增加工作的吸引力,进而使自己更投入,实现正向循环。同时,在工作的过程中,应注意营造良好的工作环境,隔绝干扰。那些微信、QQ、邮件信息,并没有你想象的那么重要,完全可以等工作告一段落后再集中处理。三心二意、多任务并行,不会使时间利用更充分,反而可能导致工作效率与质量同步下降。相反,一次只做一件事,反而能够提升工作效率。

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