工作重点如何合理安排?高效工作的三个关键点

感觉自己每天都很忙,但又说不上来自己究竟忙了个什么结果?好像是很多人的一个常态,昨天早上上班后刚想好想思考一下这个问题,结果朋友打来了电话,跟我诉苦说她失恋了,然后一边安慰她一边整理桌面。

  • 挂了电话之后,老板突然又说下午要开会,然后赶紧准备会上发言内容,
  • 准备到一半,组长又在催3天前布置的一个策划案,开会要用;
  • 于是又开始赶策划案,午饭都没吃终于快要赶完了。
  • 于是松了口气,去接了杯咖啡,
  • 结果前面有两个人在排队,我就拿出手机刷了会微博,热搜里又传来某明星出轨的新闻,于是正义感爆棚跟着底下的评论一起谴责小三,安慰原配。
  • 这时候微信里却弹出会议提前的消息。

结果会议发言只做了一半,策划案收尾工作还没完,会上被老板批评工作不认真,组长会后又找谈话,下班后加班到9点才完成了当天没做完的工作。拖着疲惫的身心回到家后只想躺尸,本来只是想刷10分钟抖音然后就洗漱早点睡觉,明天早点到办公室好好复盘一下最近的工作状况。结果一抬头已经凌晨1点了,于是赶紧放下手机睡觉,第二天赶点打了卡,回到工位之后对着电脑只想发呆。

这种感觉是不是很熟悉?感觉自己每天很忙,但工作迟迟都没有进展,想要改变,但又无从做起。实际上只要学会高效工作,就算是955也能完成原本996的工作量。所以在本文,结合现实生活和个人经验,我总结出了以下几点。

工作重点如何合理安排?高效工作的三个关键点

01.合理安排工作要抓住这三个关键点:列清单,挑重点,并联任务

①列清单,使之条理化,并清空大脑

把每年,每个月需要完成的不同工作做成清单,每天的工作安排都做成日程表,并安排好相应的时间,给每项工作设置好起始闹钟时间,使之流程化,到了什么时间该做什么事情;也就是番茄工作法所运用的原理。

在设定好的时间段内,清空大脑,只关注当下的这一项工作,直至截止时间铃声响起,这一点可以更好的提高自己的专注能力;专注力提高,工作效率自然就会提高。

这种方法的好处有3个:

  • 帮助你更好的梳理工作思路,因为现实中往往工作并不是单项的,而是多项重叠的,忙乱中难免就会遗忘一些项目。
  • 给每项工作设置好闹钟,如果这个时段的工作因为拖延没有完成就会以此类推拖延到一整天的工作进程。这样就可以时刻提醒工作的紧迫性,促使你立刻做出行动。
  • 有时候工作繁多而且很复杂,难免会出现分散精力的情况,一段时间内清空大脑可以帮助你更好的集中注意力快速完成一项工作后能更好的进行下一份工作。

工作重点如何合理安排?高效工作的三个关键点

②抓住主要矛盾,兼顾次要矛盾

《高效能人士的七个习惯》里的其中一项说要事第一就明确指出了关于如何合理安排工作这一点。把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:

优先处理既紧急又重要的工作,其次处理重要但不紧急的工作,然后处理紧急但不重要的工作,最后在处理既不紧急也不重要的工作。其实也就是我们高中政治课里学到的“抓住重点,集中力量解决主要矛盾,又要学会统筹兼顾恰当处理次要”的原理。

这个方法实用性很强,例如:这是马力按照这个方法排出了明天工作日程安排。

  1. 更新微信文章一篇
  2. 跟合作商洽谈合作方案
  3. 参加展会
  4. 整理昨天的会议记录

经过分析得知:

  • 第一项更新微信文章需要在中午12点之前发布,因为公众号目前是公司主要线上运营平台,一直都是日更,不能随便断更,所以微信文章属于应该属于紧急且重要,需排在第一项。
  • 跟合作商洽谈合作方案是老板特别强调的任务,虽然不是特别紧急,但需要花费很多精力,但展会时间冲突,因此可以先进行初步洽谈,也无需花费太多时间,可排在第二项。
  • 因为展会的时间已经确定,属于紧急但不重要,所以初步合作洽谈完之后直接赶往展会现场,参加完展会后再此准备第二次洽谈的内容,可排在第三项。
  • 整理会议记录属于不重要也不紧急,因此可以放在最后一项完成。

③学会并联任务

在同一个时间段内,本来是只能做一件事情,但在合理的安排下你完成了两件事情,这也是提升效率的方法。一个经典案例,著名数学家华罗庚“烧水泡茶”的两种做法 :

  1. 烧水;水烧开后,洗刷茶具;沏茶
  2. 烧水;烧水过程中,洗涮茶具;水烧开后沏茶

显而易见,第二种做法自然更高效,这个就是并联任务。还有日常生活中洗漱化妆的时候听学习音频,但这种方法在工作中更适合那些不需要长时间专注的务。

工作重点如何合理安排?高效工作的三个关键点

02.高效利用时间的实用小技巧:记录时间并复盘总结

①记录自己的24小时

时间管理并不是要把所有事情都做完,而是更有效的运用时间;除了要决定你该做些什么事情之外,另一个就是决定什么事情不应该做;从而能够更好的合理分配自己的时间。

通过这种方法我做了一张某天时间记录表,晚上睡觉前通过计算才发现,我每天花在玩手机的碎片化时间总计至少4小时,休息吃饭时间3.5小时,睡眠8小时,有效工作时间7.5个小时;但没有做记录之前总以为自己每天至少工作10小时以上,玩手机在2小时以内。

每次看手机的时间如果平均为15分钟,设想一天里我们大概会看多少次手机,如果按照上午5次,下午5次,晚上5次来计算,大概是5个小时左右。

这个方法最大的好处体现在一下3点:

  • 可以更好的掌握自己的时间花费情况,从而更合理的分配时间。
  • 跳出看起来很努力的陷阱,提升时间的利用效率。
  • 每天的时间使用概况都记录在案,可以理性的安排工作轻缓排序。

工作重点如何合理安排?高效工作的三个关键点

②定期总结和复盘

定期复盘是后期提升效率中为重要的一环,通过每天的复盘总结可以得出自己哪些方面的工作完成的不合格,原因有哪些,解决方法又是哪些,做的好的,原因又是什么,是否可以运用在其他方面。

根据每日总结,每月总结综合为季度复盘,年度复盘,这样也可以为后期的工作规划提供参考。通过不断的总结迭代,更好的管理时间,达到提升效率的目的。

总结复盘的目的是为了筛选问题,把问题项筛选出来就可以列为重点项后,进行寻找解决方法,去除工作中的阻碍。同时完美项也要筛选出来,寻找共有规律,保持并加强,甚至运用到其他工作上。工作中的问题得到及时解决处理,自然效率会提高。

工作重点如何合理安排?高效工作的三个关键点

03.想要提升效率,如何保持专注很关键,你需要养成这两个好习惯

我认识的最成功的人不是“忙人”,他们是专注的人 —— 杰夫 金丝(畅销书作家)

研究表明,人只有在做那些高度自动化的行为(如走路)时,才能做到真正的一心多用。而在做需要人有意识的注意的事情时,根本不存在一心多用,有的只是行为的转换,即在不同的要求间转换注意力罢了。

所以为了提高做事效率还是要从专注做起。

①减少干扰

要想保持专注,在特定的时间段内完成重要工作的时候,一定要减少外界的干扰,比如暂时远离手机或者把手机调整为勿扰模式,隔两三个小时之后再去检查看有没有重要的信息。

这个方法不一定适用每个人,但对于内容创作者还是很有必要的,人在专注的时候是最容易进入心流状态的,也可以爆发出更多的创作灵感,提高作品质量。

②健康的生活习惯

养成早睡早起的习惯,保持睡眠充足,大脑才会充分的活跃起来;尤其是如今的工作大多属于知识型工作,脑力劳动量相当大;如果睡眠不足的话,我们的注意力就会缩小60%,复杂的任务就需要加倍的时间才能完成。

其实现代快节奏生活对于这两个方法的操作还是有一定难度,尤其是早睡早起,但我建议可以把晚上加班要完成的工作替换成第二天早上来完成,因为要成功早起,就会迫使自己早睡,只是调换了顺序而已。同时可以错过上班早高峰,节约通勤了时间。

工作重点如何合理安排?高效工作的三个关键点

04.要学会借力,分享几个好用的小工具

人与动物最大的区别就再于人会使用工具。想要更好的提升工作效率除了思维方式和做事习惯的改变,一些工具类的协助也是必不可少的。

①腾讯文档/石墨文档/思维导图

这些都是比较基础的软件工具,网页和手机端都可以使用,腾讯文档和石墨文档最大的优点就是在线共享文档和时实在线保存。

思维导图一般作为会议记录或者读书笔记也很方便,可以使文字信息图像化,这样看起来逻辑性更强,也更容易记忆。

②收趣

现在网上的内容平台越来越多,好的文章散落在互联网的个个地方,但经常想看的时候却要找大半天,因为不记得是在哪个平台了。

这个软件最大的优点就是能把不同 App 的文章中收藏到一起,分门别类建立收藏夹。很多好的文章,翻到的时候未必有时间细读,这时候就可以利用碎片化时间来集中阅读,这样也有助于归类和查找。

工作重点如何合理安排?高效工作的三个关键点

③深度识别

有时候经常在工作或者阅读的时候来不及做笔记,就会先拍照或者截图下来,等结束后在整理成文字存档,就会很费时间,利用这个软件只需要扫描一下可以把图片转化成文本,就可以直接导出来,可以节省不少时间。


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