干秘书如何提高工作效率?高效时间管理技巧

《文秘工作实战大全》之时间管理篇

干秘书如何提高工作效率?高效时间管理技巧

最近有朋友和我吐槽,说自己是从事文秘工作以来,常常感觉到时间不够用,感觉每天事情都很多,也不知道为什么时间就没有了,整日陷入无休止的加班当中,不知如何是好。刚好我之前也有同样的经历,那时候的我作为一个小白,每天被领导时不时就丢来一个工作,我忙的团团转,停下来却不知道自己到底忙些什么,总之就是身心俱疲。直到我后面看了这本文秘工作书以后,从中学xi到了很多技巧,办事效率得到了大大的提高,因此想把这本好书推荐给大家。鉴于文秘工作内容的覆盖范围广,本文只专针对时间管理这一块进行介绍。

书中提到时间管理策略,不仅要讲究“技巧”更要讲究“策略”。书中介绍了许多策略,我将从如何提高时间管理技能、目标设定、制定时间计划表、时间管理小技巧四个方面介绍时间管理的具体策略。掌握这些策略才能达到“事半功倍”的工作效果。

一、如何提高时间管理技能

不知道大家有没有这样的感觉,你从早晨开始进入办公室开始就陆续会接到一些工作的安排,但是你会发现事情越来越多,你总是怎么做也做不完,感觉时间完全不够用,可是有些同事却好像能快速完成工作,还有时间找你聊会天。 那可能是因为他们比你更会管理时间。因此我们要学会

干秘书如何提高工作效率?高效时间管理技巧

1.掌握事情的优先级次序

作者认为在日常工作中要将工作的优先级次序排列好。秘书应当首先做重要而紧急的事情。在日常工作中通常主管的命令即为应当优先考虑去做的事情。但秘书在工作中也很容易在主管下达指示后立即就执行,而忽视了思考。因此这告诉我们“做正确的事,比正确的做事”重要。不能一味的执行,而是要思 考主管布置的工作如何做才是最恰当的,他让你做这件事的目的是什么?然后再思考做事的程序和方法是不是真的正确。有时候适当地延迟执行可以避免主管临时改变主意而浪费时间。

2.合理利用零碎时间

大家都知道办公室平时的工作琐碎而繁多,而合理利用零碎时间成为秘书必须要掌握的时间管理技能之一。平时针对通勤、个人上班时间、赴约时间等做到见缝插针、合理利用。例如:将考勤表制作出来并核对,将会议记录整理撰写好,将主管的会议安排更新一下,以上这些事情都可以随时利用零碎时间完成。

3.列好工作清单

文秘应该对职业生涯有长期规划,在此基础上进行时间管理。工作清单可包含短期和长期的清单。 列好工作清单对清单定时查阅,看看哪些工作已经完成、哪些工作还没有完成,以便及时调整工作计划,完成所有工作事项后还要认真检查,查漏补缺。

二、目标设定

学会自律+取舍。自律要求树立良好的时间观念,克服惰性,还要学会取舍,不可全抓,学会合理 分配自己的精力、全神贯注地投入工作、注意事情的进展、运用直线式的时间预定方法,否则会陷入不能完成的焦虑中。针对短期目标:避免分散、集中目标;一旦设定不随意变化和放弃。长期目标:学会坚持,及时查看完成进度,做到良性反馈。

三、制定时间计划表

干秘书如何提高工作效率?高效时间管理技巧

制定时间计划掌握好三点:计划、行动、分析。

从时间管理的选择性、重要性、必要性三方面入手考虑。

分析:针对日计划、周计划、月计划会有稍微不同。

日计划需要注意灵活性,前一晚做好计划、留出预备时间制定应变计划。周计划则将一周工作列出排好优先级、一般周一晚上制定。月计划侧重点在于及时更新已完成和未完成时间,同时调整进度,还有坚持21天,培养良好xi惯。掌握黄金时间和形成工作规律,学会自我管理。

四、时间管理小技巧

1.集中时间处理琐事。

2.合并工作同类项。

3.合理安排联络工具。

4掌握时间增效法则。学会适当拒绝不重要的事,学会合作解决,学会劳逸结合,对休息娱乐的尊重也是时间管理应重视的内容。

干秘书如何提高工作效率?高效时间管理技巧

对比上述经验和方法,我从中找到了自己的很多不足,也知道自己时间花在哪些地方,变得更加珍惜时间,争取事半功倍的效果。也推荐更多想要掌握时间管理策略的朋友,去看看此书,绝对让你受益匪浅。

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